Инвентаризация-2023: как провести и оформить

IV квартал - время проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Как провести инвентаризацию, что обязательно надо сделать до ее начала, как оформить результаты и отразить в учете, а также что нового содержит ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация" - разберем в статье. 

Инвентаризацию всего имущества и обязательств проводят ежегодно - перед составлением годовой отчетности, лишь ОС можно инвентаризировать один раз в три года.

Инвентаризация обязательна также при:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Годовую инвентаризацию имущества обычно проводят в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. При этом инвентаризацию обязательств проводят по состоянию на 31 декабря включительно (Приложение к Письму Минфина России от 09.01.2013 N 07-02-18/01).

С 1 апреля 2025 года обязательным к применению будет ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация". Новый стандарт можно применять раньше этой даты.

Как издать приказ о проведении инвентаризации

Для этого оформите приказ (постановление, распоряжение) руководителя организации в произвольной форме либо используйте унифицированную форму N ИНВ-22.

В нем установите перечень проверяемых активов и обязательств, даты начала и окончания инвентаризации. Так, например, при смене материально ответственного лица инвентаризация назначается на день приемки-передачи дел исключительно в отношении имущества, находящегося на ответственном хранении у работника, сдающего имущество.

Проводит инвентаризацию инвентаризационная комиссия. Ее состав можно каждый раз утверждать заново приказом об инвентаризации. А можно назначить постоянно действующую комиссию отдельным приказом.

Комиссия состоит минимум из трех человек - работников бухгалтерии, технических и других специалистов. Председателем, как правило, назначают заместителя руководителя организации или главбуха. Материально ответственные лица в комиссию не входят. 

Если отсутствует хотя бы один член комиссии, инвентаризацию не проводите, иначе ее результаты могут быть признаны недействительными.

Инвентаризацию обязательно нужно проводить в присутствии материально ответственного лица (МОЛ). Если установлена коллективная материальная ответственность, следует обеспечить присутствие на инвентаризации всех МОЛ, в противном случае взыскание ущерба может быть затруднено.

Что надо сделать до начала инвентаризации

Если объектом инвентаризации являются материальные ценности или денежные средства, то до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить от материально ответственных лиц:

• не переданные в бухгалтерию приходные и расходные документы (отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств). Председатель комиссии визирует их с указанием "до инвентаризации на "__" __________ 20__ г.". Это является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным;
• расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество, фактическое наличие которого проверяется, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на ответственность материально ответственного лица, оприходованы, а выбывшие - списаны.

Подготовьте бланки инвентаризационных описей (актов) инвентаризируемых объектов как минимум в двух экземплярах. Можно использовать самостоятельно разработанные формы или применять унифицированные (например, формы N N ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4 и т.д.).

Описи (акты) по имуществу составляйте по материально ответственным лицам и местам хранения. Указывайте в них объекты, подлежащие инвентаризации, следующим образом:

• наименования - по номенклатуре, принятой в учете;
• количество - в единицах измерения, принятых в учете.

Как проходит процедура инвентаризации

В ходе инвентаризации проверяют наличие, состояние и оценку имущества и обязательств организации.

При инвентаризации имущества комиссия проверяет фактическое наличие основных средств, запасов, наличных денежных средств и пр. Проверку проводят при обязательном участии материально ответственных лиц - путем натурального подсчета, взвешивания, обмера. Кроме того, комиссия проверяет наличие и правильность оценки активов, не имеющих материально-вещественной формы (нематериальные активы, финансовые вложения и пр.), - путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы, с данными учета.

Инвентаризация обязательств включает проверку правильности и обоснованности сумм кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками, обязательств по возврату кредитов и займов, задолженности перед бюджетом по налогам и взносам, перед персоналом по выплате заработной платы, оценочных обязательств и др.

Правильность и обоснованность сумм как кредиторской, так и дебиторской задолженности подтверждают путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования.

См. подробности:

• Готовое решение: Как провести инвентаризацию основных средств и прав пользования активами (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Как провести инвентаризацию оборудования к установке, учитываемого на счете 07 (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Как провести инвентаризацию незавершенного строительства (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Как провести инвентаризацию нематериальных активов (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Как провести инвентаризацию товаров, материалов, готовой продукции и иных аналогичных ценностей (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Как провести инвентаризацию кассы (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Как провести инвентаризацию забалансовых счетов (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}

Какими документами оформить результаты инвентаризации имущества и обязательств

Данные о фактическом наличии проверяемых объектов инвентаризационная комиссия заносит в описи (акты). В них же материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка проведена в их присутствии.

Сличительную ведомость оформите по имуществу, при инвентаризации которого комиссия выявила отклонения от учетных данных.

Можно использовать унифицированные формы сличительных ведомостей (формы N N ИНВ-18, ИНВ-19) или инвентаризационных описей (актов), объединяющих показатели описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16), либо разработать необходимые формы самостоятельно.

По итогам инвентаризации проведите заседание инвентаризационной комиссии.

Оформите протокол заседания инвентаризационной комиссии. Утвержденной формы протокола нет, поэтому составьте его в произвольной форме. Помимо процедурных моментов (время проведения, состав присутствующих и т.д.) зафиксируйте в нем, в частности:

• предложения по зачету излишков и недостач в результате пересортицы - на основании подробного объяснения материально ответственного лица о причинах ее возникновения;
• исчерпывающие объяснения о причинах, по которым выявленные недостачи не отнесены на виновных лиц;
• сведения об имуществе, подлежащем списанию или уценке, с указанием причин порчи и виновных лиц;
• выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей;
• суммы оценочных резервов (по сомнительным долгам, под снижение стоимости запасов и т.д.) либо указание на то, что резерв не создается ввиду отсутствия признаков снижения стоимости актива (в протоколе по итогам годовой инвентаризации).

Протокол подписывается членами инвентаризационной комиссии - участниками заседания и передается на рассмотрение руководителю организации.

В форме N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" обобщите результаты проведенной проверки. Отразите в ней все выявленные излишки и недостачи, а также укажите способ их урегулирования. Допускается составление ведомости по итогам нескольких инвентаризаций, проведенных в течение отчетного периода. Вы можете детализировать ее вплоть до конкретных расхождений, указанных в сличительной ведомости. Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, вместе с протоколом заседания инвентаризационной комиссии передайте на рассмотрение руководителю для принятия окончательного решения.

Окончательное решение руководителя по итогам рассмотрения документов, предоставленных инвентаризационной комиссией, оформите приказом об утверждении результатов инвентаризации. Составьте его в произвольной форме с обязательным включением предписания о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией. После этого все документы по результатам инвентаризации передайте в бухгалтерию.

См. подробности:

• Путеводитель. Инвентаризация (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Общий порядок проведения инвентаризации активов и обязательств (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Форма: Приказ об утверждении результатов инвентаризации (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Форма: Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Унифицированная форма N ИНВ-26 (Форма по ОКУД 0317022) (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}

Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете результаты инвентаризации

Отразите результаты инвентаризации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Результаты годовой инвентаризации должны сформировать показатели годовой бухгалтерской отчетности.

Оприходование излишков ОС и ТМЦ

Излишки, происхождение которых вам неизвестно, оприходуйте на основании сличительных ведомостей ИНВ-18 и ИНВ-19. Стоимость излишков определяйте по рыночной цене.

В налоговом учете рыночную стоимость оприходованных излишков включите в доходы. По ОС можно начислять амортизацию, но амортизационную премию применять нельзя. ТМЦ учитывайте как обычно.

Проводки по учету излишков ОС и ТМЦ

Д 01 - К 91.01	Приняты к учету излишки ОС
Д 10 (41, 43) - К 91.01	Приняты к учету излишки материалов (товаров, готовой продукции)

Списание недостач ОС и ТМЦ

Недостачу ТМЦ зафиксируйте в инвентаризационной описи ИНВ-3 и сличительной ведомости ИНВ-19. Недостачу ОС - в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18. С материально ответственного лица возьмите объяснение о причинах недостачи.

В налоговом учете недостачу ТМЦ в пределах норм естественной убыли сразу спишите в расходы. Сверхнормативные потери, недостачу ТМЦ, по которым нет норм естественной убыли, а также недостачу ОС возмещает материально ответственное лицо или другой виновный. После этого возмещение учитывают в доходах, а стоимость пропавшего имущества - в расходах (Письмо Минфина от 27.04.2020 N 03-03-06/1/34033).

Если ущерб возмещать некому, для учета расходов нужен документ, подтверждающий отсутствие виновных. Так, при хищении надо написать заявление в ОВД и получить постановление о приостановлении предварительного следствия или дознания из-за того, что виновное лицо не установлено (ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина от 14.07.2021 N 03-03-06/1/56085).

НДС при списании товаров и другого имущества из-за недостачи восстанавливать не надо (Письмо ФНС от 21.05.2015 N ГД-4-3/8627@).

Недостачи отражают на счете 94: по дебету - сумму потерь, по кредиту - списание потерь на расходы. На 31 декабря счет 94 нужно закрыть, сальдо по счету 94 быть не должно.

Проводки по учету недостач Д 94 - К 01 (10, 41, 43) - списана стоимость недостач Д 20 (25, 26, 44) - К 94 - списана естественная убыль Д 91.02 - К 94 - списана недостача Д 73.02 - К 91.01 - недостача отнесена на виновное лицо Д 70 (50, 51) - К 73.02 - недостача взыскана с виновного лица

Пересортица - одновременная недостача одного сорта и излишек другого сорта ТМЦ одного наименования. Например, излишек яблок "Голд" и недостача яблок "Пинк". В бухучете такие излишки и недостачи можно зачесть внутренними проводками по счетам 10, 41 или 43. И только потом списывать недостачи или оприходовать излишки. В налоговом учете зачет по пересортице делать нельзя (Письмо Минфина от 23.05.2016 N 03-03-06/1/29309).

Что учесть при применении ФСБУ 28/2023

ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация" обязателен с 01.04.2025. Организация может принять решение о применении нового Стандарта до указанного срока.

Основные новшества - наличие объектов можно подтверждать фото и видео, излишки можно оценивать по балансовой стоимости аналогичных активов. Если в компании есть только руководитель и бухгалтер, и в некоторых других случаях, инвентаризационная комиссия не нужна.

В стандарте сформулированы следующие общие требования к инвентаризации (ранее - общие требования не формулировались):

• полнота инвентаризации;
• определенность способов выявления фактического наличия объектов инвентаризации;
• документирование инвентаризации;
• обеспечение условий проведения инвентаризации;
• своевременность и обоснованность отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

Если вы решили досрочно перейти на применение ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация", предусмотрите это в учетной политике для целей бухгалтерского учета, оформите приказ о внесении в нее изменений. Укажите в нем дату, с которой применяется Стандарт и основание досрочного применения, то есть п. 2 Приказа Минфина России от 13.01.2023 N 4н. В учетной политике утвердите формы документов, используемые при инвентаризации.

См. подробности:

• Готовое решение: Как провести годовую инвентаризацию при применении ФСБУ 28/2023 (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Статья: Утверждены новые правила проведения инвентаризации (Новикова С.Г.) ("Налог на прибыль: учет доходов и расходов", 2023, N 5) {КонсультантПлюс}
• Последние изменения: Бухгалтерский учет и налогообложение недостач, излишков и пересортицы, выявленных при инвентаризации (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}